復卓咨詢--精益管理專家
被各種會議纏身，會議的低效，是很多管理者深切的感受。很多會議還不能取消，也有存在的必要性。那么，如何讓一個會議變得更加有效呢？可能很多人都能說出一些重要的條件，比如提前準備好材料、控制會議時長、少討論與本會議無關的內容、不相關的人不需要參加、避免一言堂等等。這些觀點都非常對，確實是這樣的。對于高效會議的基本要求，這些方面，大多數管理者都能認識到，但是往往還是覺得會議效率低下。
用精益的思維，以價值為核心，我們可以快速提升我們的效率，如果我們從客戶（會議參與者）的需求價值角度出發，我們可以發現，很多企業之所以高效不起來，就是因為出現了一些問題，這些典型的問題有：
第一：口頭匯報多，幻燈片使用少
雖然現在電腦化辦公非常普及了，但是很多企業還是沿用傳統的方法比較多，特別是公司一把手不會使用電腦，這種情況，口頭會議就特別多了?？陬^會議，雖然有稿子，一是數據不直觀，需要從聽——想像——理解這樣一個轉換的過程，念的人很快，但是聽的人反應就沒那么快了。
而幻燈片只經過從看到理解2個步驟，而且還可以提前看，這樣理解就快多了。還有就是口頭匯報有個最大的弊端，特別是一些領導，講著講著就脫稿了，看到下面的人一鼓掌（有時鼓掌其實是給領導面子，也并不是真的講的好），興致來了，然后講到稿子外去了，從想法來說，都是好的，跑稿子外的內容，根據本人觀察，發現最多的就是這個領導曾經經歷過也值得他驕傲的一些具體事情，他希望分享給大家，這本來是好事，卻把會議時間拉的很長。還有就是對一些不滿的事情，不斷地發表自己的定性的觀點。
幻燈片匯報，比口頭效率高多了，在早期電腦PPT還不成熟時，很多歐美和日本企業就使用紙張幻燈片投影儀進行會議召開。然而，到現在，我們很多企業還是口頭匯報比較多。
第二：會議材料描述性文字多，數據少
究竟數據多少算合適，根據我們的經驗，數字所占文字的比例，至少在70%以上。很多領導都認識到數據的重要性，但為什么描述性文字多呢？而且看起來似乎好像必不可少一樣。真的是這樣嗎？不是的！存在描述性文字過多，主要原因有兩個：
一是企業本身缺乏數據，導致開會時拿不出數據。
二是一些匯報人潛意識在推卸責任，如果只看數據，他需要承擔一些責任，作為管理者，本應該有擔當精神，但是一些人員，暗地里相互推諉（往往公司最高領導還看不出），然后在展示了數據后，非要搞一大段描述性文字，來解釋為何這樣為何那樣，希望淡化自己的責任，也想讓領導覺得他們確實努力了。
當然，數據有了，最好用圖示來表達，不要用一連串的文字來說明數據，那樣也會把聽眾看暈的。
第三：在解決問題的會議時，缺乏科學的問題解決思路方法
要解決問題，就要有科學的問題解決方法，不管是專業的技術問題，還是日常的管理問題，都有很多非常成熟的問題解決的基本方法工具可以使用。在優秀的企業，這些工具已經被使用得滾瓜爛熟了，但是在那些管理落后的企業，甚至很多人聽都沒聽說過。最常用，也是企業管理人員首先應該掌握的工具有：4M2S、5W2H、福特8D方法、 QC七大手法等。如果連這些基本的方法都不會使用，要想徹底分析問題的原因并解決，是非常困難的。雖然有些問題的對策，看似解決了，但并不徹底，這就導致類似的問題反復發生，在會議上每次都聽到類似的對策，但是就是無法根治。比如我們看到最多的對策就是：加強教育培訓、加強執行力、強化安全意識等等。試問：難道以前沒加強嗎？今后具體要如何加強呢？是開兩次會就算加強了嗎？還是對一些安全隱患進行消除呢？
第四 會議的流程細節管理盡量要細致
很多會議雖然看似有明確的流程，但是還不夠詳細，比如常規的匯報型會議，誰負責第一個匯報、匯報幾分鐘、匯報文件表格如何可視化，這些要做的越細致越好。
首先，要對同一類的會議設計明確的會議流程，從會議發起、通知哪些人、需要準備什么材料、會議記錄人、發言順序、時間控制、議定事項跟蹤人。這些都必須要明確到位。
其次，各個環節需要使用的文件，盡量模板化，這是標準化的好處。比如例行匯報的內容，做成標準的圖表進行匯報，一目了然。
第五 會議議定事項，必須明確PQD（責任人、任務質量、完成期限）
很多會議，召開了，也明確了很多對策措施，但是對策的跟蹤不夠，往往導致會后落實效率低下，或者落實后沒有很好地解決問題，導致下次會議反復討論。任何一項議定事項，必須要明確以下3個方面：
責任人：這個要寫具體人名。這里常出現的錯誤有2種：一是寫部門，一寫部門，部長就會交給副部長，沒完成，下次會議上，部長就說這是安排給副部長的，相互推諉。二是很多責任人，最后張三沒完成推卸給李四，李四推卸給公司外部（想把主觀原因變成客觀原因，這種人狡猾得很），比如物料沒及時到工廠，責任是采購部經理和技術部經理，下次開會，還是沒及時到。一問，技術部經理說技術問題已經解決了，采購部經理說解決的有點晚，還有外面的物流公司的車子出故障了，搞的總經理都不知道說什么了，其實，我們不防問問：為什么技術解決晚？為什么物流公司車子出問題，貨物就一定會晚到？為什么這種特殊情況不提前確認好？為什么沒有替代方案？
明確任務質量要求：這個能量化盡量量化，否則每個人的要求不一樣，完成質量也不一樣。比如要把地面掃干凈，每個人對干凈的程度理解不一樣，那就應該明確，掃幾遍，然后拖幾遍，干拖幾遍，濕拖幾遍，只有這樣明確了，才能使任務完成的質量達到要求。
明確完成期限：每件任務，都必須明確完成的日期。這里常犯的錯誤是把完成日期寫成月底，月初，甚至盡快，這樣類似的。這種期限不明確，往往造成最后沒按時完成，如果明確完成期限，如果事情重要的話，還應該明確中間有個情況反饋日期，如果有新的情況變化，可以及時糾偏。
第六：用數據說話，少用形容詞
我們經?？吹揭恍h的任務匯報或者對策，有很多形容詞，這既不能定性地描述任務，還起不到跟蹤的目的。比如：采取了有效的措施，如期完成了任務。那什么是有效？如期不如改成具體哪天會更好。再比如：客戶滿意度大大提高?？蛻魸M意度究竟是多少？以前是多少？現在是多少？從80分到81分，還是到90分？如果能這樣用數據來說話，就比用形容詞好多了。形容詞還會蒙蔽領導的眼睛，講的人潛意識里會引導領導往形容詞最好的那個方向去理解。例如講到客戶滿意度大大提高了，匯報的人，經常會再舉幾個例子來說明客戶滿意度很高，往往給領導造成的感覺就是真的提高了很多。但是究竟提高多少，是不知道的。
以上就是我們多年管理咨詢中，通過對很多企業的會議進行改善優化，發現最普遍的問題，如果能在這幾方面去認真實施改善，相信你的會議一定會變得更加高效。
【本文作者為上海復卓企業管理咨詢公司 精益管理首席顧問肖輝先生】
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